Mandas un presupuesto y el cliente no lo ve. Llamas, y estaba en spam. Le pasa a más empresas de las que parece, y casi nunca es por lo que escribes: es porque tu dominio no tiene puestas las tres cosas que Gmail, Outlook y compañía miran antes de decidir dónde ponen tu correo.
Esas tres cosas se llaman SPF, DKIM y DMARC. Suenan peor de lo que son. Son tres líneas en la configuración de tu dominio, y quien te lleva el dominio o el correo puede ponerlas en una tarde.
Qué mira el buzón que recibe tu correo
Cuando un correo llega a Gmail, Gmail se hace tres preguntas sobre el remitente:
- ¿Este servidor tiene permiso para enviar en nombre de este dominio? Eso lo responde el SPF: una lista, publicada en tu dominio, de quién puede enviar correo como tú.
- ¿Este correo ha sido firmado por el dueño del dominio y nadie lo ha tocado por el camino? Eso lo responde el DKIM: una firma criptográfica que tu servidor pone en cada correo y que se comprueba con una clave publicada en tu dominio.
- ¿Y si alguna de las dos falla, qué quiere el dueño del dominio que haga? Eso lo responde el DMARC: una política publicada en tu dominio que dice «si no pasa las comprobaciones, tíralo», «ponlo en spam» o «no hagas nada, pero avísame». Y una dirección donde recibir los informes.
Si faltan, el buzón que recibe no puede saber si eres tú o alguien haciéndose pasar por ti. En caso de duda, spam. Desde 2024, Gmail y Yahoo lo exigen directamente a quien envía volumen.
Los errores que vemos una y otra vez
- No hay nada puesto. El dominio se registró hace años, el correo lo puso alguien, y nadie tocó nada más. Muy común.
- Hay SPF, pero le falta gente. Tu correo sale de Microsoft 365, pero también envía correo tu web (los formularios), tu programa de facturación, tu herramienta de boletines y tu CRM. Cada uno tiene que estar en la lista. El que no está, va a spam.
- Dos registros SPF. Alguien añadió un segundo en vez de ampliar el primero. Con dos, no vale ninguno.
- SPF demasiado largo. Hay un límite técnico de consultas; con muchos servicios se supera y el registro deja de funcionar sin avisar.
- DKIM sin activar. El proveedor de correo lo ofrece, pero hay que activarlo y publicar la clave. En Microsoft 365 no viene puesto por defecto para tu dominio.
- DMARC en «no hagas nada» para siempre. Se pone en modo observación (
p=none) para empezar, que es lo correcto, y ahí se queda tres años. Los buzones lo notan. - La web envía «desde» la dirección del visitante. Muchos formularios ponen como remitente el correo de quien rellena el formulario. Ese correo sale de tu servidor en nombre de un dominio ajeno, y falla todo. El remitente tiene que ser siempre una dirección tuya.
- El servidor no tiene nombre inverso. Menos conocido: la dirección IP del servidor que envía debería resolver a un nombre con sentido. Sin eso, algunos buzones desconfían.
Cómo se arregla, en orden
- Hacer la lista de todo lo que envía correo con tu dominio. Correo de personas, web, facturación, boletines, tienda, CRM, sistema de reservas. Suele salir más largo de lo que se pensaba.
- Publicar un único SPF con todos ellos, comprobando que no supera el límite.
- Activar DKIM en cada servicio que lo permita (el correo principal, el de boletines) y publicar sus claves.
- Publicar DMARC en modo observación, con una dirección que reciba los informes.
- Leer los informes durante unas semanas. Ahí aparece quién envía como tú y no debería, o qué servicio se te olvidó.
- Endurecer DMARC a «a spam» y después a «rechazar», cuando todo lo legítimo pasa.
- Comprobar con una herramienta de prueba de entregabilidad, y repetir cada vez que se contrate un servicio nuevo que envíe correo.
Nada de esto cuesta dinero; cuesta saber hacerlo y volver a mirarlo cuando algo cambia.
Lo que no arregla esto
Si tu dominio está bien configurado y aun así vas a spam, mira otras cosas: si envías boletines a listas que no te han dado permiso, si tu servidor comparte dirección con alguien que envía basura, o si el contenido parece publicidad. Pero antes de eso, el 90 % de los casos que vemos se resuelven con las tres líneas.
Si quieres que lo miremos
Mándanos el dominio. Te decimos qué tiene, qué le falta y lo dejamos puesto. Forma parte de lo que cuidamos en cualquier mantenimiento.